Dokument
Polityka prywatności
Ostatnia aktualizacja: 30 sierpnia 2026
1. Administrator danych osobowych
Administratorem Twoich danych osobowych jest:
Profigroup Sp. z o.o.
ul. Andrychowska 30a, 61-333 Poznań, Polska
NIP: 7822905067
Miejsce świadczenia usług (gabinet RENOVA Clinic): ul. Hetmańska 32, 60-252 Poznań
Telefon: +48 576 909 095
E-mail w sprawach prywatności: info@renova-clinic.pl
Inspektora Ochrony Danych (IOD) nie wyznaczono — obowiązek wyznaczenia IOD nie dotyczy Administratora w świetle art. 37 RODO (przetwarzanie danych osobowych za pośrednictwem strony internetowej nie odbywa się na dużą skalę w rozumieniu tego przepisu).
2. Definicje
- RODO — Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
- PKE — ustawa z dnia 12 lipca 2024 r. Prawo Komunikacji Elektronicznej (Dz.U. 2024 poz. 1221), regulująca m.in. zasady korzystania z plików cookies i komunikacji marketingowej.
- Dane osobowe — wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej.
- Przetwarzanie — każda operacja wykonywana na danych osobowych, w tym zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, modyfikowanie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie, usuwanie lub niszczenie.
- Cookies — pliki tekstowe przechowywane na urządzeniu końcowym użytkownika. Szczegóły znajdziesz w Polityce cookies.
- Klaro — narzędzie do zarządzania zgodami na pliki cookies (Consent Management Platform, CMP) wdrożone na stronie renova-clinic.pl. Klaro przechowuje preferencje użytkownika w pliku cookie
klaroprzez 180 dni.
3. Cele i podstawy prawne przetwarzania
Przetwarzamy Twoje dane osobowe wyłącznie w celach i na podstawach prawnych wskazanych poniżej.
| Cel przetwarzania | Podstawa prawna | Czas przechowywania |
|---|---|---|
| Rezerwacja wizyty online (formularz rezerwacji: dane kontaktowe, wybrana usługa, termin) | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (podjęcie działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy / wykonanie umowy o usługę) | Dane rozliczeniowe — do 5 lat od końca roku podatkowego (obowiązki podatkowe); dane rezerwacyjne bez umowy — max 36 miesięcy od ostatniego kontaktu |
| Obsługa zapytania przez formularz konsultacji / kontakt telefoniczny lub e-mailowy | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przed zawarciem umowy) | Zapytanie niezakończone wizytą — max 36 miesięcy od ostatniego kontaktu |
| Analityka i statystyki ruchu na stronie (Google Analytics 4) | Art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda wyrażona przez Klaro CMP przy pierwszej wizycie) | 14 miesięcy (domyślny okres retencji GA4); cookies analityczne — do 2 lat (patrz Polityka cookies) |
| Reklamy spersonalizowane i pomiar konwersji (Google Ads, Meta Ads) | Art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda wyrażona przez Klaro CMP) | 90 dni (cookies reklamowe) / 180 dni (preferencja Klaro) |
| Wypełnienie obowiązków prawnych (rozliczenia, archiwizacja dokumentów podatkowych) | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny — Ordynacja podatkowa, przepisy o rachunkowości) | 5 lat od końca roku podatkowego, w którym wystawiono dokument |
| Bezpieczeństwo i ochrona przed nadużyciami (logi serwera, ograniczenie liczby żądań) | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes — bezpieczeństwo systemów informatycznych) | 12 miesięcy od daty zapisu logu |
4. Kategorie przetwarzanych danych osobowych
W zależności od celu przetwarzamy następujące kategorie danych osobowych:
- Dane identyfikacyjne: imię, nazwisko.
- Dane kontaktowe: adres e-mail, numer telefonu.
- Dane rezerwacji: wybrana usługa lub zabieg, preferowany termin wizyty, treść dodatkowych uwag przekazanych w formularzu.
- Dane techniczne: adres IP, user-agent przeglądarki, język przeglądarki.
- Identyfikatory sesji i urządzenia: identyfikatory plików cookies (Google Analytics Client ID, Meta Pixel Browser ID, identyfikatory kliknięć reklamowych gclid, fbclid) — wyłącznie za zgodą.
- Dane behawioralne: odwiedzone strony, czas spędzony na stronie, kliknięcia w elementy strony — zbierane przez Google Analytics 4 wyłącznie za zgodą.
- Dane z formularza konsultacji: imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, treść wiadomości oraz wyrażona zgoda — przesyłane wyłącznie do naszego backendu w celu obsługi zapytania i zapisu w naszym systemie zarządzania gabinetem.
- Dane z formularza rezerwacji: imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, wybrane usługi oraz termin wizyty — przesyłane wyłącznie do naszego backendu w celu obsługi rezerwacji i zapisu w naszym systemie zarządzania gabinetem.
- Dane konwersji (tor pomiarowy): treść formularzy nie jest przekazywana do Meta ani Google. Marketingowy tor pomiarowy (Web GTM → first-party server-side GTM
gtm.renova-clinic.pl) wysyła wyłącznie metadane zdarzenia konwersji (nazwa zdarzenia,event_iddo deduplikacji, typ formularza, flaga zgody marketingowej) oraz dostępne dla kontenera tagującego dane techniczne żądania (adres IP, user agent, identyfikatory przeglądarkowe Meta z cookies_fbp/_fbc), bez treści formularza.
Dane o zdrowiu. Strona renova-clinic.pl nie służy do zbierania danych o stanie zdrowia. Wybór zabiegu w formularzu rezerwacji wyraża wyłącznie zainteresowanie usługą i nie stanowi dokumentacji zabiegowej. Wywiad, kwalifikacja do zabiegu i dokumentacja zabiegowa prowadzone są wyłącznie w gabinecie, na odrębnych zasadach, o których informujemy na miejscu.
5. Odbiorcy danych — podmioty przetwarzające
Infrastruktura aplikacyjna strony (serwer WWW, system zarządzania treścią, system rezerwacji i zarządzania gabinetem oraz kontener pomiarowy server-side GTM gtm.renova-clinic.pl) jest hostowana we własnej infrastrukturze na terenie Polski / EOG — dane przekazywane przez formularze nie trafiają do podmiotów trzecich w celach hostingowych.
Niezależnie od powyższego, dane mogą być przekazywane następującym zewnętrznym podmiotom w celach analityki ruchu i pomiaru skuteczności reklam — wyłącznie za Twoją zgodą wyrażoną przez Klaro:
| Podmiot | Rola / cel | Siedziba / transfer |
|---|---|---|
| Google LLC | Google Analytics 4 (analityka), Google Ads (reklamy), Google Tag Manager (zarządzanie skryptami) | USA — transfer na podstawie SCC + Data Privacy Framework (DPF) |
| Meta Platforms Ireland Ltd | Meta Pixel (piksel konwersji w przeglądarce), Meta Conversions API — CAPI (pomiar konwersji server-side) | Irlandia / EOG; dane przekazywane do Meta Inc. (USA) na podstawie SCC + DPF |
Transfer do Google LLC i Meta Inc. (USA) odbywa się na podstawie Standardowych Klauzul Umownych (SCC, decyzja 2021/914/UE) oraz ram Data Privacy Framework (DPF, decyzja 2023/1795). Dodatkowo: transfer wyłącznie przez HTTPS/TLS 1.2+ oraz minimalizacja danych w torze pomiarowym — treść formularzy nie jest przekazywana do Meta ani Google.
6. Tabela retencji danych
| Kategoria danych | Okres przechowywania | Podstawa |
|---|---|---|
| Zapytanie / rezerwacja niezakończona wizytą | 36 miesięcy od ostatniego kontaktu | Uzasadniony interes Administratora |
| Dane klienta (wykonana usługa, rozliczenie) | 5 lat od końca roku podatkowego | Ordynacja podatkowa, przepisy o rachunkowości (obowiązek prawny) |
| Logi serwera (adres IP, user-agent, URL) | 12 miesięcy od daty zapisu | Uzasadniony interes — bezpieczeństwo systemów |
| Dane analityczne (GA4 — raporty, zdarzenia) | 14 miesięcy (domyślny czas retencji GA4) | Zgoda (Klaro) |
| Cookies reklamowe (Google Ads, Meta Pixel) | 90 dni (żywotność cookie) | Zgoda (Klaro) |
| Cookie preferencji zgód (Klaro) | 180 dni od ostatniego zapisu zgody | Niezbędne (podstawa techniczna, bez zgody) |
7. Prawa osoby, której dane dotyczą
Przysługują Ci następujące prawa. Możesz je realizować, kontaktując się z nami pod adresem e-mail wskazanym w sekcji 1 lub telefonicznie. Na Twoje żądanie odpowiemy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca od jego otrzymania.
- Prawo dostępu do danych (art. 15 RODO) — masz prawo uzyskać potwierdzenie, czy przetwarzamy Twoje dane osobowe, a jeśli tak — uzyskać do nich dostęp oraz informacje o celach, podstawach, odbiorcach i czasie przechowywania.
- Prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO) — masz prawo żądać niezwłocznego sprostowania nieprawidłowych danych lub ich uzupełnienia.
- Prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO) — masz prawo żądać usunięcia danych, gdy wycofasz zgodę i brak jest innej podstawy prawnej, wniesiesz skuteczny sprzeciw albo dane były przetwarzane niezgodnie z prawem. Prawo to nie obowiązuje, gdy przetwarzanie jest niezbędne do wywiązania się z obowiązku prawnego lub do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
- Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO) — m.in. gdy kwestionujesz prawidłowość danych lub wniosłeś/aś sprzeciw.
- Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO) — wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes).
- Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) — masz prawo otrzymać dane dostarczone na podstawie zgody lub umowy w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego.
- Prawo do skargi do organu nadzorczego — Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl.
8. Wycofanie zgody
Masz prawo wycofać udzieloną zgodę w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, które miało miejsce przed jej wycofaniem.
Jak wycofać zgodę:
- Zgody na cookies (analityka, reklamy, personalizacja): kliknij przycisk „Zarządzaj zgodami" w stopce każdej strony lub odwiedź Politykę cookies — panel Klaro pozwala na wybiórcze włączenie lub wyłączenie poszczególnych kategorii.
- Inne żądania: skontaktuj się z nami — dane kontaktowe w sekcji 1.
9. Profilowanie i automatyczne podejmowanie decyzji
W ramach działań marketingowych korzystamy z narzędzi, które mogą stosować profilowanie w rozumieniu art. 4 pkt 4 RODO:
- Google Ads Smart Bidding — algorytm Google automatycznie dobiera stawki reklamowe na podstawie analizy sygnałów behawioralnych użytkowników.
- Meta Advantage+ i grupy podobnych odbiorców — Meta Platforms tworzy grupy odbiorców na podstawie danych z Pixela i CAPI.
Ważne: Administrator nie podejmuje wobec osób fizycznych żadnych zautomatyzowanych decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływających na sytuację tych osób w rozumieniu art. 22 RODO. Profilowanie w ramach platform Google i Meta zachodzi na zasadach tych platform — jako niezależnych administratorów danych dla celów ich własnych produktów.
10. Bezpieczeństwo danych
Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych osobowych:
- Szyfrowanie transmisji: strona renova-clinic.pl komunikuje się wyłącznie przez HTTPS (TLS 1.2+). Certyfikat SSL jest regularnie odnawiany.
- Minimalizacja danych w torze pomiarowym: treść formularzy (m.in. imię, nazwisko, e-mail, telefon, treść wiadomości, wybrane usługi, termin) trafia wyłącznie do naszego backendu i systemu zarządzania gabinetem. Nie jest wysyłana do Meta ani GA4.
- Kontrola dostępu: dostęp do danych mają wyłącznie osoby upoważnione, na zasadzie minimalnych uprawnień.
- Ochrona formularzy przed nadużyciami: formularze są chronione ogranicznikiem liczby żądań (rate limiting).
- Kopie zapasowe: dane są regularnie archiwizowane w wydzielonej strefie infrastruktury.
11. Zmiany polityki prywatności
Polityka może być aktualizowana w związku ze zmianami przepisów, narzędzi lub zakresu usług. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod adresem renova-clinic.pl/polityka-prywatnosci wraz z datą ostatniej aktualizacji. Istotne zmiany zakomunikujemy na stronie.